Según el PMBOK un Gerente de Proyecto pasa casi el 90% de su tiempo comunicándose durante la duración del proyecto. Dada la importancia de esto  El PMBOK a incorporado  en su nueva edición un nuevo proceso llamado “identificación de Stakeholders” que desde la fase de iniciación  busca conocer  a todos los stakeholders o ” interesados”  así como su nivel de influencia, el cual no está necesariamente asociado a los puestos o cargos de la organización sino al grado por el cual estos pueden afectar positiva o negativamente el  curso del proyecto. (se puede calificar del 1 al 5, 5 max como se muestra en la siguiente figura)


Conociendo ya  a los stakeholders y su nivel de influencia podemos  hacer un “plan de comunicación” tan sencillo como el que proponemos a continuación que nos servirá de guía para  poder responder preguntas como Que? a quienes? cuando? y como ? comunicarnos mejor.

Plan de Comunicación

Que se va a comunicar? Por que? Ente quienes? Mejor método Responsable Cuando y con que frecuencia?
WBS Determina el alcance del proyecto Project manager y el Equipo Escrito Fornal (documento) Project Manager Al inicio y cada vez que se actualice.
Problemas Evitar desviaciones del Plan Project manager y su equipo Escrito informal (email) Equipo del Proyecto Cada vez que suceda.
Informes de avance Medir el avance real del proyecto Project manager y el Cliente Verbal Formal (presentación) Project manager Semanalmente

Método de Comunicación

Escrito Formal Plan de Proyecto,Project Charter, Problemas complejos
Verbal Formal Presentaciones, speaches
Escrito Informal Memos, emails, notas
Verbal Informal Reuniones, conversaciones


Comentario final

Un  Gerente de Proyecto tiene que ser un buen comunicador y para lograrlo no debe de olvidarse los  elementos básicos del modelo de comunicación, saber escuchar cuando  se asume el papel de “Receptor”  y enviar  mensajes claros cuando se asume el papel de” Emisor”. Estos  principios  son básicos  pero importantes de recordar ya que muchas veces no se siguen en diferentes circunstancias del proyecto por ejemplo  hay  Gerentes de proyectos (GP) que no dejan de hablar cuando están levantando requerimientos lo cual no permite entender correctamente las expectativas del negocio, asi como también hay otros GP que se quedan en silencio  en momentos que se discuten cambios importantes o se están negociando condiciones importantes del proyecto.

Si sabemos intervenir oportunamente de acuerdo al rol que estemos siguiendo y a la vez nos concentramos en dar un mensaje claro ya tendremos ganada casi mas del 50% de la batalla en este tema tan importante, como son las comunicaciones en la gestión de proyectos