Nos sentimos con el compromiso de apoyar no solo a los gerentes de proyectos certificados como PMP, sino aquellos que se encuentran en el camino de lograr la certificación, para eso vamos a estar publicando frecuentemente artículos relacionados a la “preparacion al examen PMP” donde podran encontrar material de referencia,software de simulación, exámenes tipo y otros.
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Tag: tips generalesSegún el PMBOK un Gerente de Proyecto pasa casi el 90% de su tiempo comunicándose durante la duración del proyecto. Dada la importancia de esto El PMBOK a incorporado en su nueva edición un nuevo proceso llamado “identificación de Stakeholders” que desde la fase de iniciación busca conocer a todos los stakeholders o ” interesados” así como su nivel de influencia, el cual no está necesariamente asociado a los puestos o cargos de la organización sino al grado por el cual estos pueden afectar positiva o negativamente el curso del proyecto. (se puede calificar del 1 al 5, 5 max como se muestra en la siguiente figura)
Existe una clásica confusión entre el significado del “esfuerzo” y “duración” cuando de configurar o desarrollar un cronograma se trata. También existe una falacia muy establecida que afirma que “entre mas recursos se asignen a una ta/rea en particular, mas rápido se realizara la misma”, lo cual puede o no ser cierto dependiendo del tipo de trabajo.
De acuerdo a la conocida matriz de tiempo es importante destacar que las tareas importantes / no urgentes son las que, en general tienden a postergarse, precisamente porque no son urgentes, pero son las que nos permitirá continuar haciendo todas las demás tareas y ser más efectivos.
Uno de los temas mas sensibles a la hora de desarrollar un cronograma en MSProject es utilizar correctamente los 3 tipos de tareas – Trabajo Fijo, Duración Fija y Unidades Fija. En Internet puedes encontrar bastante información de consulta, sin embargo a la hora de aplicarlos muchas veces lo obviamos y en la práctica nos trae problemas.
Una recomendación previa antes de configurar estos tipos de tareas es entender si las actividades están orientadas por los recursos o por la duración.
Hace unos días intercambiaba opiniones en un debate de LINKED IN con unos colegas PMP sobre cuales deberían ser los primeros pasos a seguir en un proyecto y un colega, Ramiro Paniagua PMP comento textualmente que bajo su experiencia, lo mínimo para garantizar que un proyecto sea gestionable era lo siguiente:
La idea de este articulo es orientarlos de manera practica por donde iniciar a estructurar la documentación como resultado de una ” metodología de Gestión de Proyectos” en tu empresa.
Uno de los “errores mas comunes” a la hora de elaborar un Cronograma de Proyecto es “listar las tareas directamente en el MSProject” Sabe usted de algún gerente de proyecto que haga eso? me imagino que si y muchos.
Les cuento que esa mala practica es una de las principales causas de fracaso de los proyectos, sea cual sea su magnitud – grande o pequeño.
El PMBOK dice que lo primero que debe de hacer el PM es reunir al equipo de proyecto y desarrollar el WBS. Para los que no manejen este termino, el Work Breakdown Structure (WBS) corresponde a una división jerárquica y de multinivel del trabajo a realizar, que cubrirá los requerimientos del proyecto. (PMBOK, 2004), también responde a la pregunta: Que vamos a desarrollar en este proyecto?.
Esta conocida técnica distribuye el trabajo en paquetes que deben ser definidos para facilitar la administración y el seguimiento del alcance del proyecto.
Aquí un ejemplo de su aplicación:
