Dependiendo del proyecto en que nos encontremos un “cambio” autorizado pueden resultar un sub-proyectos dentro de un “proyecto mas grande” por lo cual deba ser planificados y controlados antes de ejecutarse directamente.
Comparto con ustedes 2 herramientas o listas de verificación rápidas de implementar que pueden comenzar a utilizar “antes” y “después” de llevar a cabo un proceso de cambio en su proyecto.
La Efectividad mide los resultados de una acción o proyecto y responde a la pregunta .. Para que? La Eficacia mide el cumplimiento de los objetivos planteados y responde a la pregunta.. Que?, finalmente la Eficiencia mide la utilización de los recursos en lograr los objetivos planteados y responde a la pregunta ..Como?
Aunque existan diferentes opiniones y a veces confusiones sobre el significado de estos tres (3) indicadores de performance, tratare de sustentar mi explicación anterior con unos ejemplos muy sencillos.
La casa de legos es una dinámica para seminarios donde a cada participante o grupo se le da una cantidad de legos para armar una casa a una tortuga y con un tiempos determinado ( puede ser 1 minuto) . El objetivo es construir una supuesta casa o un lugar para alojar a la tortuga .
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Create team charter, goals, and ground rules
Existen múltiples razones para la preparación de los estatutos de equipo o tambien llamado TEAM CHARTER . Uno de ellos es definir el propósito del equipo, los roles individuales, normas de funcionamiento, procedimientos y en general crear las ” Grandes Reglas” (ground rules) para el quipo de trabajo.
En una versión simple y muy “rápida de implementar” usted puede incluir las siguientes secciones o elementos para crear un primera versión de su Reglamento de Trabajo y luego seguir haciéndoles los cambios o mejores pertinentes.
Secciones :
1. El Mandato ( Team Leader, Sponsor si son diferentes)
2. Los Objetivos y las Metas del equipo
3. Logotipo y Nombre del equipo
4. La composición del equipo
5. Los Principios de funcionamiento
6. Los roles y las responsabilidades
7. El modo de funcionamiento: Procedimientos Administrativos
8. Los medios de comunicación
9. La Evaluación de los miembros del equipo
10. Los anexos: Características de los miembros del equipo, Fuerzas y Debilidades del equipo.
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La película Apolo 13 estrenada en 1995 muestra el complicado trabajo en equipo, serenidad e ingenio a la hora de enfrentarse a una catástrofe sin precedentes en los viajes espaciales.
La historia mantiene muchos paralelos útiles en el campo de los sistemas de información y de la Gerencia de Proyectos.
Cuales son estos paralelos ?…
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En una de las charlas de gestión de proyectos que solemos tener en la empresa, estábamos hablando sobre el ciclo de vida de los proyectos, y uno de los gerentes de proyecto comento que seria muy productivo instruir en estos conceptos a los clientes al inicio de cada proyecto, sobre todo para que estén al tanto sobre las implicancias en costos, riesgos e impacto de los cambios en las diferentes fases.
Sabemos que el ciclo de vida de un proyecto es básicamente dividir al proyecto en fases para una mejor administración y control y que además existen características generales sobre costos, riesgos, personal, stakeholders y otros dependiendo de la fase en la que nos encontramos atravesando en el proyecto.
Veamos el comportamiento de estas variables durante el ciclo de vida de los proyectos :
GRAFICOS
Costos y Staff – menor al principio, crece en la fase intermedia y decrece al final
El siguiente cuadro trata de que usted elabore un ” esquema mental” sobre como? y de que forma? se interrelacionan estos procesos entre si y cuales son sus principales entregables (charter, plan de proyecto, otros) y actores principales (Project manager, Stakeholders, Comité de cambios).
cuadro 1 : Mapa de Procesos
Definiciones:
Recuerden que un gerente de proyecto tiene básicamente un rol de integración más que de ejecución – algo así como un “Director de Orquesta”. He visto muchas veces a gerentes de proyecto que NO saben delegar el trabajo técnico, quedando tan involucrado en el que descuidan sus funciones de director o líder, también hay los que trabajan “para si mismos” desconectados del equipo y del entornos del proyecto lo cual a corto plazo hará que le proyecto pierda el rumbo.
Los siguientes roles que aquí sugerimos y comentamos son una guía general de lo que debe tener en cuenta un gerente de proyecto, para no desenfocarse de su trabajo principal Dirigir el proyecto.
Integrador
En los tiempos de hoy que se habla cada vez mas de “Cloud Computing” o Software as Services” (SAS) , podemos encontrar que el uso de sistemas de gestión de proyectos no se encuentra ajeno a esta nueva modalidad. Hay en el mercado numerosas soluciones bajo estas caracteristicas y que al igual que sus antecesoras cumplen y superan las expectativas en cuanto a funcionalidad y información para la toma de decisiones.
