Entender estos 2 conceptos nos puede ayudar a desarrollar mejor nuestros cronogramas de proyecto.

Para recordar la Formula es   — > esfuerzo = duración * unidades

El esfuerzo es la medida de trabajo aplicada al cumplimiento de una tarea o paquete de trabajo. Las medidas utilizadas para expresarlas están expresadas entre formatos de tiempo/unidad. Por ejemplo el desarrollo de reportes tomara 4 horas de Programacion

Esfuerzo dirigido – La tarea puede ser completada rápidamente si  se le asignan recursos adicionales de trabajo. Por ejemplo una tarea de carga de datos puede ser acelerada si se asignan más digitadores.

Duración es la medida de cuanto una tarea en particular puede tardar en completarse. Las medidas utilizadas para expresarla son las unidades de tiempo. Por ejemplo el análisis de ciertos  requerimientos tomara 5 días por cada analista.

Duración Fija – La tarea requiere una cantidad de tiempo establecido para completarse y la asignación de recursos adicionales no cambiara el tiempo requerido. Por ejemplo una reunión de Kickoff , una charla programada, etc

En la práctica

Te recomiendo que siempre que  desarolles o recibas un cronograma agregues la columna de esfuerzo (o work en ingles )  para que puedas comparar la diferencia de ambos valores y como estos varian a la medida que vas configurando las tareas. Tambien es  recomendable agregar  la columna de costos para ver como varia el presupuesto teniendo de esa manera configurada en forma completa las triple restriccion del proyecto ( alcance, tiempo y costos)

En este sencillo ejemplo puedes ver que aplicando la formula — > esfuerzo = duración * unidades,  la tarea 1.4 tiene un costo diferente a las demas justamente por que hay dos unidades asignadas a dicha tarea ( el albanil y el ayudante).

Realmente sin la visibilidad de estos tres valores duracion, trabajo y costos seria imposible notar las diferencias y controlar el proyecto. No te olvides de agregarlos!!!

Son aplicables estos conceptos a la administracion de proyectos? Porsupuesto que si . Por ejemplo llevar a cabo reuniones semanales de seguimiento con el equipo  es una de las actividades  mas importantes en la fase de ejecucion y a la vez una manera proactiva de evitar conflictos y/o problemas mayores como:

• + Incumplimiento de fechas planificadas
• + Cambiar las Prioridades en el Proyecto
• + Falta de Recursos
• +  Sobrecostos
• + Conflictos entre los miembros del equipo

De hecho algunos Gerentes de Proyecto podrían pensar que estas  reuniones son importantes pero no urgentes  y no las esten haciendo en forma periodica,  si este fuese el caso – Cuidado!!! - pueden estar formandose  conflictos o problemas mayores  que mermen  a futuro la productividad del proyecto.

Creo que lo importante es lograr un equilibrio entre lo urgente y no urgente siempre trabajando sobre lo importante (Cuadrante I y II) . Recuerda que la clave es saber delegar.

Te animas a recomendar que tareas o buenas practicas de GP  debemos considerar en el  cuadrante II para minimizar los riesgos y llevar una gestion de proyecto mas EFECTIVA.

Uno de los temas mas sensibles a la hora de desarrollar un cronograma en MSProject es  utilizar correctamente los  3 tipos de tareas   – Trabajo Fijo, Duración Fija  y Unidades Fija. En Internet puedes encontrar bastante información de consulta, sin embargo a la hora de aplicarlos muchas veces lo obviamos y en la práctica nos trae problemas.

Una recomendación previa antes de configurar estos tipos de tareas es entender si las actividades están orientadas por los recursos o por la duración.

Se dice  que un proyecto es orientado por lo recursos cuando su disponibilidad y el costo es la primordial limitación expresada por el sponsor o cliente.  Los proyectos dirigidos por los recursos deben expandir el tiempo o sacrificar la calidad para permanecer dentro de las limitaciones de los recursos.

Por otro lado un proyecto es orientado por la duración cuando LA FECHA DE ENTREGA FINAL es la primordial limitación expresada por el sponsor o cliente. Los proyectos dirigidos por la duración consumirían cualquiera de los recursos requeridos para asegurar la entrega en la fecha establecida –  por ejemplo  - Proyecto del Año 2,000

A modo de guía he preparado una  explicación  grafica de los tipos de tareas y  su utilización en MSProject bajo diversos escenarios planteados.

Recuerda que en MSPROJECT todas las tareas vienen por default con el tipo de tarea “duración fija “ y posiblemente eso no te convenga a la hora de desarrollar tu cronograma.

Les cuento que ese ERROR es una de las principales causas de fracaso de los proyectos, sea cual sea su magnitud – grande o pequeño.

En base al PMBOK lo primero que debes hacer es  reunirte con el equipo de proyecto y desarrollar el WBS. Para los que no manejen este termino, el Work Breakdown Structure (WBS) corresponde a una división jerárquica y de multinivel del trabajo a realizar, que cubrirá los requerimientos del proyecto. (PMBOK, 2004), también responde a la pregunta: Que va a ser desarrollado a través del proyecto?
Esta técnica distribuye el trabajo en paquetes que deben ser definidos para facilitar la administración y el seguimiento del alcance del proyecto.

A continuación debes preparar el “Diagrama de Red” a partir de los paquetes de trabajo o actividades definidas, estableciendo las relaciones de precedencia entre ellos. Estas relaciones indican qué actividades deben completarse antes de comenzar otras, y cuáles deben ejecutarse al mismo tiempo.

Una vez que tenemos listo es WBS y el “Diagrama de Red” podemos iniciar el desarrollo del cronograma en base a la estructura previamente determinada.

He preparado un ejemplo que te guiara de forma practica en el desarrollo inicial de tus cronogramas utilizando 2 herramientas graficas  y de fácil uso que de seguro utilizaras a partir de hoy.