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Consejos para la realización de reuniones de Proyectos

guiaprac — Tue, 17 Jan 2012 20:37:53 +0000

¿Suele tener que asistir a las reuniones del proyecto? Si lo hace, a continuación, lea estos consejos para aprender a ejecutarla rápida y fácilmente

Consejo 1: Identifique los objetivos de la reunión

Es muy importante tener los objetivos claros de la reunión antes de iniciar y si se puede acompañar de una agenda mejor aun. Si no define antes los objetivos y establece una agenda pasara la mayor parte de tema divagando sobre uno o más temas sin llegar a ningún acuerdo o compromiso importante.

Consejo 2: Inicio y cierre de la reunión impecable

El inicio y el cierre son quizás las partes que mas recuerdan las personas luego de finalizada la reunión. Un buen inicio capta la atención de todos, sobre todo si de antemano se define el objetivo de la reunión y la expectativa de la misma. El final debe de estar acompañado de un resumen de los acuerdos y compromisos que posteriormente deben plasmarse en una acta o minuta.

Consejo 3: Control de la conversación

Usted debe tener el control de la reunión para asegurar que se cumplan los objetivos y que este no se desvié de su curso. Debe de asegurar a la vez la participación de todos pero sin ceder el control de la reunión. Escuche, observe y dirija a todos como si usted fuera el entrenador de un equipo de futbol, pero !No pierda el control!!

Consejo 4: Parque y seguir adelante

Uno de los problemas más frecuentes en las reuniones es que surja un tema que consuma la mayor parte del tiempo y además se quiere resolver en la misma reunión. Usted debe anotar el issue o problema y mencionar que se necesitara otra reunión específica para tratarlo, regresando al tema principal (retomando el rumbo). Recuerde que el tiempo es el mayor enemigo y si no lo administra bien no podra conseguir que la reunion resulte verdaderamente efectiva.

Consejo 5 : Elabore una Minuta y compártala con el equipo

Genere siempre una minuta o notas de reunión por mas corta que esta sea, asegurándose que tenga las siguientes secciones como minimo (i) temas tratados (ii)acuerdos y compromisos indicándose responsables y fecha limite.

Que hacer ante un proyecto en problemas?

guiaprac — Thu, 02 Dec 2010 03:18:42 +0000

Este artículo tiene como objetivo presentar un “Plan de acción” para gestionar un proyecto que se encuentra en problemas. El articulo asume que usted fue asignado específicamente para rescatar dicho proyecto o que usted por algún motivo asumió esta responsabilidad

En esta situación se puede afirmar que siempre será más difícil empezar a gestionar un proyecto “en marcha” que uno que se asuma “desde el principio”, aun más cuando este se encuentre en serios problemas.

Recomendamos que el objetivo principal del plan deba ser “CERRAR el Proyecto”, aunque éste se encuentre en perdida – la idea de cerrar el proyecto debe de prevalecer a la idea de recuperarlo -, ya que un proyecto “abierto” y en “problemas” se convierte en una bomba de tiempo.

Plan de acción para un proyecto en problemas.

Como cualquier plan, presentamos los componentes básicos de un plan, que responden a las siguientes tres preguntas ¿Dónde estamos?, Donde vamos? y ¿Como llegaremos? A continuación plasmamos estos puntos asociados al tema propuesto.

Componentes	Descripción	Temas por abordar
1. Saber dónde estamos?	1. Obtener Visibilidad de la situación a lo internoReunirse con el equipo de proyecto a puertas cerradas y entender bajo su perspectiva la visión general de lo que ocurre (el problema) Lo más probable es que nos encontremos con un equipo no completo (incluso puede que a estas altura parte del equipo ya no esté) por lo tanto es recomendable también revisar la información o documentación generada a la fecha en la fase de ejecución. Los documentos formales o información equivalente que recomendamos revisar para obtener una mayor visibilidad es: Lista de problemas y pendientes (emails, minutas, informes) Informes de proyecto que muestren el avance del Cronograma Presupuesto Entregables	Las siguientes son preguntas generales con las que se puede iniciar las reuniones con el equipo :1. Que problemas se han tenido? durante el proyecto 2. Cuáles son los impactos? 3. Analizar las causas? 4. Plantear alternativas de solución
2. Saber que espera el Cliente?	2. Validar la situación con el clienteReunirse con el Usuario Líder (Cliente) y obtener su visión de lo que ocurre, de lo que necesita y de lo que espera (estos dos últimos puntos no siempre están alineados). Las necesidades y expectativa que manifieste el cliente deben ser contrastadas siempre con el “alcance” inicialmente pactado. Antes de reunirse con el cliente recomendamos se revise los siguientes documentos de alcance o información equivalente generados en la fase de planificación del proyecto Propuesta o contrato firmado Plan de Proyecto (si existe) Project Charter Declaración del Alcance WBS (EDT)	Las siguientes son preguntas generales con las que se debe abordar el tema1. Cuáles son los puntos necesarios para cerrar el proyecto?? 2. Sobre estos puntos cuales están fuera del alcance 3. Existen nuevos requerimientos sobre la solución ofrecida 4. Cuáles de los puntos en discusión que están fuera del alcance inicial?
3. Como llegamos a un cierre efectivo?	3. Reunir ambas partes para negociar el cierre del proyectoGenerar una reunión con el equipo, usuario, Stakeholders, Gerencia. La idea de esta reunión es mostrar el pasado, presente y futuro del proyecto. Haciendo hincapié en los puntos fuera de alcance y qué necesitan ser revisados. Producto de esta reunión debe generarse nuevos documentos de cierre en base a entregables y asociada a un cronograma de trabajo aceptado por ambas partes para cerrar el proyecto. Cualquier tema fuera de este alcance será considerado un requerimiento nuevo y sujeto al comité de cambios.	Documentos de cierre1. Project charter 2. WBS 3. Lista de entregables 4. Cronograma Actas de cierre por fases y proyecto en

Efectividad, Eficacia, Eficiencia

guiaprac — Sun, 28 Mar 2010 00:49:02 +0000

La Efectividad mide los resultados de una acción o proyecto y responde a la pregunta .. Para que? La Eficacia mide el cumplimiento de los objetivos planteados y responde a la pregunta.. Que?, finalmente la Eficiencia mide la utilización de los recursos en lograr los objetivos planteados y responde a la pregunta ..Como?

Efectividad – Resultados –Para que?
Eficacia – Objetivos- Que?
Eficiencia – Recursos – Como?

Aunque existan diferentes opiniones y a veces confusiones sobre el significado de estos tres (3) indicadores de performance, tratare de sustentar mi explicación anterior con unos ejemplos muy sencillos.

La casa de legos es una dinámica para seminarios donde a cada participante o grupo se le da una cantidad de legos para armar una casa a una tortuga y con un tiempos determinado ( puede ser 1 minuto) . El objetivo es construir una supuesta casa o un lugar para alojar a la tortuga .

El diseño es libre y los participantes pueden solicitar mas legos si lo creen conveniente, a un costo “supuesto “de $1 dólar adicional por lego.

Al final del ejericio hay quienes no lo terminan por preocuparse mucho por el diseno ( los que buscan la eficacia) otros creen que no les alcanzara la cantidad de legos y piden mas (eficientes) y por ende se demoran mas y otros la terminan dándose cuenta al final que si bien es cierto cumplieron el objetivo en el tiempo solicitado no cumplieron con el resultado (efectividad)

En resumen construir la simple casa para la tortuga nos muestra algunos ejemplos de ineficiencia, ineficacia y sobre todo poca efectividad

Veamos unos ejemplos

La tortuga no puede entrar a la casa

Se cumplió el objetivo de construir la casa: SI (EFICAZ)
Se cumplió el objetivo con los recursos disponibles : SI(EFICIENTE)
Se Logro el Resultado : NO (INEFECTIVO)

La tortuga entró a la casa pero no puede salir.

Se cumplió el objetivo de construir la casa: SI
Se cumplió el objetivo con los recursos disponibles : SI
Se Logro el Resultado : NO (INEFECTIVO)

La Tortuga puede entrar y salir sin problema.

Se cumplió el objetivo de construir la casa: SI (EFICAZ)
Se cumplió el objetivo con los recursos disponibles : SI(EFICIENTE)
Se Logro el Resultado : SI(EFECTIVO)

Conclusión

El caso 1 y 2 es el tipo de proyecto que una vez finalizado NO es ACEPTADO por el cliente y como tal implica entrar a situaciones de conflictos, cambios y sobre todo mayores costos para terminarlo satisfactoriamente. Valgamonos de este simple ejemplo para pensar en que tenemos que hacer proyectos Eficientes y Eficaces pero sobre todo Efectivos logrando resultados y valor para el cliente.