¿Suele tener que asistir a las reuniones del proyecto? Si lo hace, a continuación, lea estos consejos para aprender a ejecutarla rápida y fácilmente

Consejo 1: Identifique los objetivos de la reunión

Es muy importante tener los objetivos claros de la reunión antes de iniciar y si se puede acompañar de una agenda mejor aun. Si no define antes los objetivos y establece una agenda   pasara la mayor parte de tema divagando sobre uno o más temas sin  llegar a ningún acuerdo o compromiso importante.

Consejo 2: Inicio y cierre de la reunión impecable

El inicio y  el cierre son quizás las partes que mas recuerdan las personas luego de finalizada la reunión. Un buen inicio capta la atención de todos, sobre todo si de antemano se define el objetivo de la reunión y la expectativa de la misma. El final debe de estar acompañado de un resumen de los acuerdos y compromisos que posteriormente deben plasmarse en una acta o minuta.

Consejo 3: Control de la conversación

Usted debe tener el control de la reunión para asegurar que se cumplan los objetivos y que  este no se desvié de su curso. Debe de asegurar a la vez la participación de todos pero sin ceder el control de la reunión. Escuche, observe  y dirija a todos como si usted fuera el entrenador de un equipo de futbol, pero !No pierda el control!!

Consejo 4: Parque y seguir adelante

Uno de los problemas más frecuentes en las reuniones es que surja un tema que consuma la mayor parte del tiempo y además se quiere resolver  en la misma reunión. Usted debe anotar el issue o problema y mencionar que se necesitara otra reunión específica para tratarlo, regresando al tema principal (retomando el rumbo).  Recuerde que el tiempo es el mayor enemigo y si no lo administra bien no podra conseguir que la reunion resulte verdaderamente efectiva.

Consejo 5 : Elabore una Minuta y compártala con el equipo

Genere siempre una minuta o notas de reunión por mas corta que esta sea, asegurándose que tenga las siguientes secciones como minimo (i) temas tratados (ii)acuerdos  y compromisos indicándose responsables y fecha limite.

Que tenemos que hacer entonces? MOTIVAR AL EQUIPOS DESDE EL ARRANQUE.

Suelo presentar esta y otras charlas  al equipo cuando nos conocemos y antes de iniciar el proyecto para inyectarles una mentalidad ganadora y de trabaj en conjunto  facil de entender y asimilar. Si el equipo gana, tiodos ganamos pero para eso hay que visualizarlo desde el principio.

Espero que te guste y sea util el siguiente video

El PMBOK nos dice que  LOS CLIENTES del proyecto son aquellos individuos u organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados, positiva o negativamente, como resultado de la ejecución y término del  proyecto;  también pueden ejercer influencia en el proyecto y sus resultados., en términos mas conocidos son llamados STAKEHOLDERS y y el PMBOK nos pide Identificarlos y desarrollar una estrategia para cada uno de ellos entendiendo sus requerimientos, objetivos e influencias. Esta buena práctica aumentan las posibilidades de un proyecto exitoso.

La identificación de los clientes o usuarios es  a menudo especialmente difícil, en mi experiencia suele haber algunas confusiones entre términos, Patrocinador, Auspiciador, Sponsor, Clientes, usuarios.  Aquí exponemos algunas definiciones para aclarar cualquier confusion:

• EL GERENTE DE PROYECTO – la persona responsable de gestionar el proyecto . Es el rol mas conocido y fácil de identificar.
• PATROCINADOR – Sobre el patrocinador de un proyecto (tambien llamado , Auspiciador o Sponsor de un proyecto  El PMBOK dice que es el que financia el proyecto. Esto es correcto. Sin embargo debe entenderse correctamente. El financiar el proyecto, en estos terminos, no necesariamente significa otorgar o conseguir el dinero, sino mas bien autorizar el uso del dinero para un proyecto en particular.Lo que sucede es que el aspecto financiero no es el unico aspecto relacionado al patrocinador (auspiciador o sponsor). Mas bien es la responsabilidad de dar y mantener la identidad institucional del proyecto. Mientras que el gerente de proyecto esta dedicado ha lograr el alcance exitoso, el patrocinador esta pendiente de como el proyecto mantiene su capacidad de darle beneficios a la organizacion ejecutora.Suele asociarse al patrocinador siempre  con la organizacion ejecutora. Es decir, cada vez que hay un proyecto, por ejemplo el de un proveedor vendiendole un servicio a un cliente, se reconoce el patrocinador del proyecto como aquel que pertenece  a la organizacion del proveedor y que responde por que la entrega se efectue de acuerdo a lo pactado.  Tambien puede existir el Patrocinador de la organización del cliente que fue el que autorizo en la organización Cliente el caso de negocios para que el proyecto naciera. En resumen tenemos una dualidad en este Rol que hay que identificar en forma temprana en la organización que ejecuta y la que recibe el producto o servicio
• CLIENTE Y USUARIO – el individuo o la organización que utilizará el producto del proyecto. En algunas áreas de aplicación los términos CLIENTE Y USUARIO son sinónimos, mientras que en otros el CLIENTE  se refiere a la entidad que compra el proyecto  y los USUARIOS aquellos que utilizarán directamente el producto del proyecto. Además de estos,  existen muchos nombres y categorías diferentes de CLIENTES de  proyectos  – internos y externos, dueños y fundadores, vendedores y contratistas
• PROVEEDOR u Organización ejecutante – la empresa u organización involucrada en realizar el trabajo del proyecto, tiene su propio PATROCINADOR Y PROJECT MANAGER
• Los miembros del equipo de proyectos – el grupo que está realizando el  trabajo del proyecto.

Conclusion

Comienze su proyecto haciendo un analisis exhaustivo de quienes son los principales Clientes o Stakeholders de su proyecto, considerando tanto su propia organizacion como la organizacion del Cliente. Si el proyecto es Interno y su organizacion esta cumpliendo ambos papeles , no descarte ningun rol, puede llevarse por el modelo y definiciones que mencionamos lineas arriba, minimizando errores y confusines.

Un wiki permite que todo el equipo de proyecto y clientes colaboren  en línea. Es fácil, eficiente e intuitivo de usar, se hace fácil además mantener toda la información (documentación, procesos, ideas, comunicación, etc ) actualizada y precisa.

La información almacenada en los wikis es dinámica. Con los wikis, cualquiera puede editar una página de contenido ,  mantener su información segura. Es prácticamente imposible perder información, se pueden  ver los cambios realizados inmediatamente , finalmente le sirve al proyecto como un repositorio ininterrumpida de conocimiento y reutilizable en el tiempo.

El siguiente video te dara una idea de los principales beneficios y ventajas de esta solucion del web 2.0

Conociendo ya  a los stakeholders y su nivel de influencia podemos  hacer un “plan de comunicación” tan sencillo como el que proponemos a continuación que nos servirá de guía para  poder responder preguntas como Que? a quienes? cuando? y como ? comunicarnos mejor.

Plan de Comunicación

Método de Comunicación

Comentario final

Un  Gerente de Proyecto tiene que ser un buen comunicador y para lograrlo no debe de olvidarse los  elementos básicos del modelo de comunicación, saber escuchar cuando  se asume el papel de “Receptor”  y enviar  mensajes claros cuando se asume el papel de” Emisor”. Estos  principios  son básicos  pero importantes de recordar ya que muchas veces no se siguen en diferentes circunstancias del proyecto por ejemplo  hay  Gerentes de proyectos (GP) que no dejan de hablar cuando están levantando requerimientos lo cual no permite entender correctamente las expectativas del negocio, asi como también hay otros GP que se quedan en silencio  en momentos que se discuten cambios importantes o se están negociando condiciones importantes del proyecto.

Si sabemos intervenir oportunamente de acuerdo al rol que estemos siguiendo y a la vez nos concentramos en dar un mensaje claro ya tendremos ganada casi mas del 50% de la batalla en este tema tan importante, como son las comunicaciones en la gestión de proyectos

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