1. Caso de Negocio. Completo, realista, formalizado y aprobado

2. Reglas de priorización de requerimientos.

3. Modelo(s) de estimación acorde al dominio que sea confiable.

4. Selección, seguimiento y evaluación de competencias de talento humano aplicable objetivamente al proyecto.

5. Requerimientos bien definidos.

6. Cronograma y Flujo Financiero.

7. Plan de Riesgos, Calidad y Comunicaciones.

8. Todo tipo de contrato bien definido y claro

9. Sistema de seguimiento consistente de avance y de logros de objetivos.

10. Gestión de Control de Cambios.

11. Gestión documental, actas firmadas por quién debe ser, cuando debe ser.

12. Sistema de evaluación durante y posterior al proyecto, interno y externo, que posibilite la mejora y el aprendizaje.

Su comentario me pareció muy acertado y  mi respuesta fue que “los puntos” mencionados me parecían una  buena “guía  a seguir” a la hora de recibir un proyecto.

Días después preparando  este  articulo sobre “Project Charter”, recorde las opiniones del debate y llegue a la conclusion que la respuesta de  como garantizar que un proyecto sea  gestionable, era escencialmente a travez del  Project Charter.

Veamos que nos dice el PMBOK

El pmbok nos dice que “ Desarrollar el acta de constitución del proyecto o Project charter es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y en documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados . En proyectos de fase múltiple este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repetición anterior del proceso Desarrollar el Project Charter”

Rita Mulcahy también nos dice en su libro de @PMP exam, que el Project Charter no es necesariamente elaborado por el PM sino por el Sponsor del proyecto; que debe ser creado en la fase temprana del proyecto y que debe ser elaborado de manera amplia de tal forma que ninguna solicitud de cambio pueda afectarlo, en caso que esto ocurra se debería de cuestionar la continuidad del proyecto o en su defecto crear uno nuevo.

Sobre el contenido general de un documento de Project Charter podríamos tomar las siguientes secciones a modo de guía :

1. Nombre del Proyecto
2. Descripción del Proyecto ( Que es?)
3. Definición del Producto o servicio del Proyecto
4. Definición de los requerimientos del Proyecto
5. Lista de Stakeholders y sus requerimientos
6. Caso de Negocio
7. Justificación del Proyecto
8. Designación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
9. Principales Entregables  (WBS a segundo nivel)
10. Cronograma de Hitos
11. Presupuesto del Proyecto
12. Organización del proyecto y recursos preasignados
13. Supuestos y Restricciones
14. Principales Riesgos del Proyecto

Comentario final

Creo que uno de los prinicplaes puntos de falla en un proyecto es iniciar el mismo sin tener  firmado el  Project Charte. Este documento nos da un marco y limites – aunque a veces de muy alto nivel  - validos para navegar con seguridad hasta el final del proyecto. En mi experiencia he visto varias veces a gerentes de proyecto comenzar sus proyectos en base a la información entregada por el área comercial, llámese contrato y/o  propuesta técnica  sin mucho éxito o con típicos problemas de alcance y sobrecostos a la mitad del proyecto.

Es necesario que cada vez que usted sea asignado a un proyecto piense en el Project charter como la partida de nacimiento del proyecto y que este tenga toda  la información necesaria para iniciar el proyecto

Recuerde este articulo  y aplique siempre  las buenas practicas del Pmbok, valide la información entregada de su nuevo proyecto contra el contenido general  del Project Charter que aquí le recomendamos  y si no lo tiene tómese el tiempo para hacerlo antes de presentarse en la reunión de Kick off, le aseguro que si sigue estos consejos su proyecto y usted tendrá una alta probabilidad de éxito.

Espero que estos consejos le sean de mucha utilidad. hasta la proxima!!!!

Si eres nuevo en el tema de valor ganado, revisa antes este post

http://guiapracticadelpmp.com/2009/10/07/como-explicar-el-concepto-de-valor-ganado-a-tus-clientes/

Ver video

La segunda variable seria el “costo real” llamda costo real del trabajo  realizado a esa fecha, supongamos que para el  mismo periodo del ejemplo anterior tenemos 200 horas de trabajo  a $ 25 dólares la hora, el resultante seria de $ 5,000 dólares de costos acumulados para el proyecto.

Hasta aquí tenemos estas dos variables - presupuesto y costo – normalmente utilizadas  para medir de el avance del proyecto, lo cual dentro del esquema de valor ganado seria un ERROR…Por que? Por que estas variables solo nos pueden dar la lectura de cómo va la ejecución del presupuesto pero no como va realmente el avance del proyecto en términos de costos, tiempo y recursos.

Para ser mas específicos estas dos variables no pueden resonder preguntas básicas de gestión de proyectos tales como:

• • Cómo estamos en el Tiempo?
  • Estamos en programa o atrasados?
  • Qué tan eficiente somos utilizando el tiempo?
  • Cuándo esperamos terminar el proyecto?
  • Cómo estamos en el Costo?
  • Estamos en presupuesto o desfasados?
  • Que tan eficiente somos utilizando los recursos?
  • Cuánto nos costará al final el proyecto?

Para poder responder a estas preguntas con propiedad debemos introducir una tercera variable muchas veces no utilizada que llamaremos por ahora “avance del trabajo”. Este valor de esta variable es el costo presupuestado para el trabajo realizado sobre una tarea o paquete de trabajo. La manera de calcularla es multiplicando el  porcentaje de  avance de esa tarea por el presupuesto de la mismas, el valor porcentual lo da el gerente de proyecto de forma subjetiva cuando actualiza su plan de trabajo. Siguiendo con el ejemplo, si en el segundo periodo se reporta un % de avance total del proyecto del 40 % el costo del trabajo realizado en base al presupuesto en este periodo será de $ 4,000 dólares (0.4 x $ 10,000  =$4,000) .

Listo!!! ahora ya tenemos las tres variables necesarias para poder medir en forma real el avance de nuestro proyecto a nivel de costos y cronograma.

La técnica de valor ganado reconoce estas 3 variables con la siguiente nomenclatura:

De estos valores también se desprenden dos indicadores de performance relacionados al Cronograma y los  Costos, lo cuales nos  ayudaran a saber exactamente como va el proyecto en términos cuantitativos

” Cuando nos preguntan sobre como va un  proyecto… No basta decir vamos bien o vamos mal, sino que debemos respondcer adecuadamente en función del presupuesto, tiempo y alcance  comprometidos para concluir dicho proyecto.  El metodo de valor ganado integra el alcance, el cronograma y los  costos para evaluar el desempeño de un proyecto…”

Interpretación

a. Componentes y cálculo de valores principales del valor ganado

b. Mapa de indicadores CPI , SPI  y recomendaciones según escenarios planteados.

Parte practica

En  base a un ejemplo sencillo apliquemos en forma grafica los conceptos que hemos revisado bajo los 4 escenarios que plantea el mapa de indicadores de SPI/CPI para un periodo determinado (mes 2)

Escenario 1

Esneario 2

Escenario 3

Escenario 4

Se entendió el concepto?? Estas listo para sustentar el avance de tu proyecto ante tus clientes?

Espero que esta explicación práctica te haya sido de utilidad y de aquí en adelante puedas asimilar mejor el concepto de valor ganado, ya que es una excelente técnica de control de proyectos y comunicación hacia el equipo y clientes.

1. Caso de Negocio. Completo, realista, formalizado y aprobado.
2. Reglas de priorización de requerimientos.
3. Modelo(s) de estimación acorde al dominio que sea confiable.
4. Selección, seguimiento y evaluación de competencias de talento humano
5. Requerimientos bien definidos.
6. Cronograma y Flujo Financiero.
7. Plan de Riesgos, Calidad y Comunicaciones.
8. Todo tipo de contrato bien definido y claro
9. Sistema de seguimiento consistente de avance y de logros de objetivos.
10. Gestión de Control de Cambios.
11. Gestión documental, actas firmadas por quién debe ser, cuando debe ser.
12. Sistema de evaluación durante y posterior al proyecto, interno y externo, que posibilite la mejora y el aprendizaje.

Su comentario me pareció muy acertado y  mi respuesta fue que “los puntos” mencionados me parecían una  buena” guía  practica” a seguir a la hora de recibir un proyecto.

Días después preparando mi próximo articulo (el que ahora están leyendo) me di cuenta que los comentarios de Ramiro y el tema elegido estaban muy relacionados entre si, Inmediatamente relacione la pregunta del debate con el tema y esta fue la respuesta que obtuve automáticamente ..…Como garantizar que un proyecto sea  gestionable ? …. desarrollando el Project Charter.

Veamos si estamos en lo correcto…

El Pmbok nos dice que” Desarrollar el acta de constitución del proyecto o Project Charter  es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza FORMALMENTE UN PROYECTO o UNA FASE  y en documentar los requisitos iniciales  que satisfacen las necesidades y expectativas  de los interesados. En proyectos de fase múltiple este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repetición anterior del proceso Desarrollar el Project Charter”

Rita Mulcahy también nos dice en su libro de PMP  prep exam, que elProject Charter no es necesariamente elaborado por el PM sino por el Sponsor del proyecto; que debe ser creado en la fase temprana del proyectoy que debe ser elaborado de manera amplia de tal forma que ninguna solicitud de cambio pueda afectarlo, en caso que esto ocurra se debería de cuestionar la continuidad del proyecto o en su defecto crear uno nuevo.

Sobre el contenido general de un documento de Project Charter podríamos tomar las siguientes secciones a modo de guía :

1. Nombre del Proyecto
2. Descripción del Proyecto ( Que es?)
3. Definición del Producto o servicio del Proyecto
4. Definición de los requerimientos del Proyecto
5. Lista de Stakeholders y sus requerimientos
6. Caso de Negocio
7. Justificación del Proyecto
8. Designación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
9. Principales Entregables  (WBS a segundo nivel)
10. Cronograma de Hitos
11. Presupuesto del Proyecto
12. Organización del proyecto y recursos preasignados
13. Supuestos y Restricciones
14. Principales Riesgos del Proyecto

Comentario final

Creo que uno de los prinicplaes puntos de falla en un proyecto es iniciar el mismo sin tener desarrollado el Project Charter, este documento nos da un marco – aunque a veces de muy alto nivel  - validos para navegar con seguridad hasta el final del proyecto. En mi experiencia he visto varias veces a gerentes de proyecto comenzar sus proyectos en base a la información entregada por el área comercial, llámese contrato y  propuesta técnica solamente sin mucho éxito o con típicos problemas de alcance y sobrecostos a la mitad del proyecto. De forma practica asegúrese de preguntarse la próxima vez que sea asignado a un proyecto si es que tiene toda la información necesaria para iniciar el proyecto?  y  principalmente si los requerimientos y el esfuerzo dimensionado para implementarlos han sido bien dimensionados?

Recuerde  este articulo  y aplique siempre  las buenas practicas del Pmbok, valide la información entregada de su nuevo proyecto contra el contenido general  del Project Charter que aquí le recomendamos  y si no lo tiene tómese el tiempo para hacerlo antes de presentarse en la reunión de Kick off, le aseguro que si sigue estos consejos su proyecto y usted tendrá una alta probabilidad de éxito.

El valor de este producto es su simplicidad y su capacidad de crear e imprimir gráficos en varios formatos.

Por supuesto, WBS Chart Pro, como cualquier otra herramienta, sólo puede ser eficaz si se dispone de una metodología para la gestión de alcance del proyectos que incluye por lo menos, la definoicion del alcance, creacin del WBS y su diccionario, verificación y control de alcance que gestionen eficazmente los cambios

Si estas familiarizado con la gestión de proyectos usando Microsoft Project y te gustaría administrar más fácilmente el alcance de sus proyectos te recomiendo probar los diagramas EDT de Pro . Puede descargar ahora una versión de prueba (limitado a 50 tareas) visitando esta página: http://www.criticaltools.com/download.htm

Accede aqui

http://www.criticaltools.com/wbsmain.htm