Como explicar el concepto de “Valor Ganado” a tus clientes?

Hay tres variables claves  a considerar  a la hora de explicar el avance de un proyecto a nuestros clientes considerando la técnica de valor ganado

• El Presupuesto [costo presupuestado del trabajo programado] 
• El Costo Real [costo real del trabajo  realizado]
• El avance del Trabajo [costo real del trabajo programado]

Tradicionalmente se usan 2 de estas 3 variables  para medir el avance de un proyecto  - presupuesto y costo –  sin embargo  para la técnica de valor ganado “esto es un error”  ya que  estas 2 variables solo nos pueden dar la lectura de “cómo va la ejecución del presupuesto”  pero no como va realmente “el avance del proyecto” en términos de costos, tiempo y recursos.

Para ser mas específicos estas dos variables no pueden responder preguntas básicas de gestión de proyectos tales como:

• Cómo estamos en el Tiempo?
• Estamos en programa o atrasados?
• Qué tan eficiente somos utilizando el tiempo?
• Cuándo esperamos terminar el proyecto?
• Cómo estamos en el Costo?
• Estamos en presupuesto o desfasados?
• Que tan eficiente somos utilizando los recursos?
• Cuánto nos costará al final el proyecto?

Para poder responder a estas preguntas con propiedad debemos introducir una “tercera variable” muchas veces no utilizada que llamaremos por ahora “avance del trabajo”.

Este valor de esta variable es el costo presupuestado para el trabajo realizado sobre una tarea o paquete de trabajo. La manera de calcularla es multiplicando el  porcentaje de  avance de esa tarea por el presupuesto de la mismas, el valor porcentual lo da el gerente de proyecto de forma subjetiva cuando actualiza su plan de trabajo. Siguiendo con el ejemplo, si en el segundo periodo se reporta un % de avance total del proyecto del 40 % el costo del trabajo realizado en base al presupuesto en este periodo será de $ 4,000 dólares (0.4 x $ 10,000  =$4,000) .

Listo!!! ahora ya tenemos las tres variables necesarias para poder medir en forma real el avance de nuestro proyecto a nivel de costos y cronograma.

La técnica de valor ganado reconoce estas 3 variables con la siguiente nomenclatura:

De estos valores también se desprenden dos indicadores de performance relacionados al Cronograma y los  Costos, lo cuales nos  ayudaran a saber exactamente como va el proyecto en términos cuantitativos

” Cuando nos preguntan sobre como va un  proyecto,No basta decir “vamos bien” o “vamos mal” sino que debemos respondcer adecuadamente en función del presupuesto, tiempo y alcance  comprometidos para concluir dicho proyecto.  El metodo de valor ganado integra el alcance, el cronograma y los  costos para evaluar el desempeño de un proyecto”

Interpretación

a. Componentes y cálculo de valores principales del valor ganado

b. Mapa de indicadores CPI , SPI  y recomendaciones según escenarios planteados.

Parte practica

En  base a un ejemplo sencillo apliquemos en forma grafica los conceptos que hemos revisado bajo los 4 escenarios que plantea el mapa de indicadores de SPI/CPI para un periodo determinado (mes 2)

Escenario 1

Esneario 2

Escenario 3

Escenario 4

Se entendió el concepto?? Estas listo para sustentar el avance de tu proyecto ante tus clientes?

Espero que esta explicación práctica te haya sido de utilidad y de aquí en adelante puedas asimilar mejor el concepto de valor ganado, ya que es una excelente técnica de control de proyectos y comunicación hacia el equipo y clientes.