Hace unos días intercambiaba opiniones en un debate con unos colegas PMP sobre ¿cuáles deberían ser los primeros pasos a seguir en un proyecto? y uno de ellos comento textualmente que bajo su experiencia, lo mínimo para garantizar que un proyecto sea gestionable era lo siguiente:
1. Caso de Negocio. Completo, realista, formalizado y aprobado
2. Reglas de priorización de requerimientos.
3. Modelo(s) de estimación acorde al dominio que sea confiable.
4. Selección, seguimiento y evaluación de competencias de talento humano aplicable objetivamente al proyecto.
5. Requerimientos bien definidos.
6. Cronograma y Flujo Financiero.
7. Plan de Riesgos, Calidad y Comunicaciones.
8. Todo tipo de contrato bien definido y claro
9. Sistema de seguimiento consistente de avance y de logros de objetivos.
10. Gestión de Control de Cambios.
11. Gestión documental, actas firmadas por quién debe ser, cuando debe ser.
12. Sistema de evaluación durante y posterior al proyecto, interno y externo, que posibilite la mejora y el aprendizaje.
Su comentario me pareció muy acertado y mi respuesta fue que “los puntos” mencionados me parecían una buena “guía a seguir” a la hora de recibir un proyecto.
Días después preparando este articulo sobre “Project Charter”, recorde las opiniones del debate y llegue a la conclusion que la respuesta de como garantizar que un proyecto sea gestionable, era escencialmente a travez del Project Charter.
Veamos que nos dice el PMBOK
El pmbok nos dice que “ Desarrollar el acta de constitución del proyecto o Project charter es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y en documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados . En proyectos de fase múltiple este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repetición anterior del proceso Desarrollar el Project Charter”
Rita Mulcahy también nos dice en su libro de @PMP exam, que el Project Charter no es necesariamente elaborado por el PM sino por el Sponsor del proyecto; que debe ser creado en la fase temprana del proyecto y que debe ser elaborado de manera amplia de tal forma que ninguna solicitud de cambio pueda afectarlo, en caso que esto ocurra se debería de cuestionar la continuidad del proyecto o en su defecto crear uno nuevo.
Sobre el contenido general de un documento de Project Charter podríamos tomar las siguientes secciones a modo de guía :
- Nombre del Proyecto
- Descripción del Proyecto ( Que es?)
- Definición del Producto o servicio del Proyecto
- Definición de los requerimientos del Proyecto
- Lista de Stakeholders y sus requerimientos
- Caso de Negocio
- Justificación del Proyecto
- Designación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
- Principales Entregables (WBS a segundo nivel)
- Cronograma de Hitos
- Presupuesto del Proyecto
- Organización del proyecto y recursos preasignados
- Supuestos y Restricciones
- Principales Riesgos del Proyecto
Comentario final
Creo que uno de los prinicplaes puntos de falla en un proyecto es iniciar el mismo sin tener firmado el Project Charte. Este documento nos da un marco y limites – aunque a veces de muy alto nivel - validos para navegar con seguridad hasta el final del proyecto. En mi experiencia he visto varias veces a gerentes de proyecto comenzar sus proyectos en base a la información entregada por el área comercial, llámese contrato y/o propuesta técnica sin mucho éxito o con típicos problemas de alcance y sobrecostos a la mitad del proyecto.
Es necesario que cada vez que usted sea asignado a un proyecto piense en el Project charter como la partida de nacimiento del proyecto y que este tenga toda la información necesaria para iniciar el proyecto
Recuerde este articulo y aplique siempre las buenas practicas del Pmbok, valide la información entregada de su nuevo proyecto contra el contenido general del Project Charter que aquí le recomendamos y si no lo tiene tómese el tiempo para hacerlo antes de presentarse en la reunión de Kick off, le aseguro que si sigue estos consejos su proyecto y usted tendrá una alta probabilidad de éxito.
