La idea de este articulo es orientarte de manera practica por donde iniciar a estructurar ” La Documentacion basica ” en Administracion de proyectos en tu empresa.
Estoy suponiendo que este esfuerzo es parte de la estrategia de implementación de una Oficina de proyectos (PMO) por eso no mencionare los pasos previos para llegar a este punto, solamente lo que se debe de tener presente para documentar los principales procesos .
Debes de tomar en cuenta como base los PROCESOS relacionados con la Gestión de proyectos (42 en la nueva versión del PMBOK) las personas o Sateholders involucrados, la Documentación historica y los sistemas de soporte con que cuente la empresa relacionados al tema (MSProject, Primavera, Excel, otros).
Sobre los sistemas o herramientas puedes comenzar utilizando Microsoft Office (Word, Excel, MsProject) y en otros casos apoyarte con algunos sistemas Open-source o de bajo costo. Si ya tienes algún programa o solución debes de evaluar como? y cuanto? esta se adapta a los procesos y buenas practicas de PMBOK.
El siguiente es un planteamiento de lo que podría ser la estructura general , en base a las áreas de conocimiento antes mencionadas.
| Áreas de Conocimiento. | Alcance de las áreas de Cocimiento. | Plantillas /Artefactos. |
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Desarrollo de la carta del proyecto, la declaración del alcance y el plan. Dirije, maneje, supervise y controle el proyecto |
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| Gestión de Alcance | Planeamiento, definición, creación, verificación y control de la estructura de división de responsabilidades del trabajo (WBS). |
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| Gestión de Tiempo | Definición, secuenciamiento, estimación de recursos necesarios y de la duración, desarrollo y control del cronograma. |
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| Gestión de Costos | Planeamiento de recursos, costos estimados, presupuesto y control. |
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| Gestión de Calidad | Planeamiento de la calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad. |
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| Gestión de RH | Planeamiento, contratación, desarrollo y administración del Recurso Humano |
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| Gestión de Comunicaciones | Planificación de comunicaciones, distribución de la información, difusión del desempeño, Gestión de stakeholders |
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| Gestión de Riesgos | Planeamiento e identificación de riesgos, Análisis de riesgos (cualitativa y cuantitativa), planeamiento de la respuesta ante riesgos (acción), y supervisión y control del riesgo. |
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| Gestión de Contrataciones | Plan de contrataciones y adquisiciones, selección e incentivos de los vendedores, administración y cierre de contratos |
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Espero que esta estructura sea util para sentar las bases y te sirva de guia para dar tus primeros pasos en la formacion de la PMO
