Según el PMBOK un Gerente de Proyecto pasa casi el 90% de su tiempo comunicándose en todo sentidos durante la duración del proyecto. Dada la importancia de esto El PMBOK a incorporado en su nueva edición un nuevo proceso llamado “identificación de Stakeholders” que desde la fase de iniciación busca conocer a todos los stakeholders o ” interesados” así como su nivel de influencia, el cual no está necesariamente asociado a los puestos o cargos de la organización sino al grado por el cual estos pueden afectar positiva o negativamente el curso del proyecto. (se puede calificar del 1 al 5, 5 max como se muestra en la siguiente figura)
Conociendo ya a los stakeholders y su nivel de influencia podemos hacer un “plan de comunicación” tan sencillo como el que proponemos a continuación que nos servirá de guía para poder responder preguntas como Que? a quienes? cuando? y como ? comunicarnos mejor.
Plan de Comunicación
| Que se va a comunicar? | Por que? | Ente quienes? | Mejor método | Responsable | Cuando y con que frecuencia? |
| WBS | Determina el alcance del proyecto | Project manager y el Equipo | Escrito Fornal (documento) | Project Manager | Al inicio y cada vez que se actualice. |
| Problemas | Evitar desviaciones del Plan | Project manager y su equipo | Escrito informal (email) | Equipo del Proyecto | Cada vez que suceda. |
| Informes de avance | Medir el avance real del proyecto | Project manager y el Cliente | Verbal Formal (presentación) | Project manager | Semanalmente |
Método de Comunicación
| Escrito Formal | Plan de Proyecto,Project Charter, Problemas complejos |
| Verbal Formal | Presentaciones, speaches |
| Escrito Informal | Memos, emails, notas |
| Verbal Informal | Reuniones, conversaciones |
Comentario final
Un Gerente de Proyecto tiene que ser un buen comunicador y para lograrlo no debe de olvidarse los elementos básicos del modelo de comunicación, saber escuchar cuando se asume el papel de “Receptor” y enviar mensajes claros cuando se asume el papel de” Emisor”. Estos principios son básicos pero importantes de recordar ya que muchas veces no se siguen en diferentes circunstancias del proyecto por ejemplo hay Gerentes de proyectos (GP) que no dejan de hablar cuando están levantando requerimientos lo cual no permite entender correctamente las expectativas del negocio, asi como también hay otros GP que se quedan en silencio en momentos que se discuten cambios importantes o se están negociando condiciones importantes del proyecto.
Si sabemos intervenir oportunamente de acuerdo al rol que estemos siguiendo y a la vez nos concentramos en dar un mensaje claro ya tendremos ganada casi mas del 50% de la batalla en este tema tan importante, como son las comunicaciones en la gestión de proyectos
