Hace unos días me pidieron mi opinión para un artículo a publicarse en una revista especializada sobre planificación de proyectos de IT. Comparto con ustedes mis comentarios y apreciaciones sobre el tema
- ¿Que factores se toman primordialmente en cuenta a la hora de planificar un proyecto de IT?
Planificar un proyecto de TI no debería ser diferente al proceso de planificación de cualquier otro tipo de proyecto, debiendo ser este inclusive un poco más riguroso por ser la tecnología de la información un tema tan dinámica y cambiante en estos días.
Pienso entonces que las consideraciones más importantes a tomar en cuenta a la hora de desarrollar un plan de proyecto de IT deberían ser entre otras;
- Validar si el alcance del proyecto (a iniciarse) responde a los requerimientos del cliente.
- Identificar las prioridades del cliente respecto al proyecto (costos, tiempo,calidad) ¿ Cuál de estas es más importante para él?
- Dar los primeros pasos en conocer la cultura organizacional y sistemas en uso del cliente (entrevistas con los principales stakeholders, revisión de información historica, otros)
- Involucrar al equipo del proyecto en el desarrollo del Plan (no hacerlo de manera individual).
- Recordar que un plan de proyecto no es un cronograma, sino que este abarca factores más amplios o planes subsidiarios en áreas tales como alcance, costos, tiempos, calidad, riesgos, recursos humanos, comunicaciones, subcontrataciones (estas últimas el PMBOK las llama “áreas de conocimiento”).
2. ¿Cómo es este proceso de planificación?
El elemento clave para iniciar el proceso de planificación es tener sin duda un EDT bien estructurado (Estructura de Desglose del Trabajo, WBS en inglés). Es decir “lo que esta y lo que no está incluido en el proyecto”, preguntas como ¿Cual es el ciclo de vida del proyecto (trabajo a realizarse a lo largo del proyecto dividido en fases)? o ¿Cuales son los principales entregables a producir? deben ser respondidas y documentados por todo el equipo antes de iniciar los trabajos. Una clave para desarrollar un buen EDT es dividirlo por lo menos en 3 niveles; fases del ciclo de vida, sub fases y paquetes de trabajo (este ultimo de 40 a 80 hrs como máximo cada uno.)
El proceso de planificación suele ser gradual e iterativo, por definición gradual significa planificar en detalle el trabajo que se tiene que realizar en el corto y mediano plazo (mayor visibilidad) y planificar a más alto nivel el trabajo a largo plazo (menor visibilidad) lo iterativo nos permite regresar en el proceso a definir en detalle lo que inicialmente estaba planteado de forma general.
El resultado final del proceso de planificación debe ser un plan de proyecto que contenga por lo menos las “línea base” de los principales áreas de conocimiento del PMBOK, como son el mencionado EDT (alcance), un cronograma base (tiempo), un presupuesto base (costos) y una matriz de riesgos inicial (riesgos).
Finalmente recordemos que el plan es una guía para todo el equipo de proyecto, que nos ira llevando de la mano en la fase de ejecución y ayudando a corregir desviaciones en la fase de seguimiento y control.
3. ¿Cómo es o debe ser la relación con la Alta Gerencia durante la planificación de una iniciativa de IT? Y durante la implementación?
La alta gerencia suele formar parte de los stakeholders mas importantes y muchas veces también cumplen el rol de sponsors, como es conocido la participación de los stakeholders es de mayor influencia en las fases tempranas del proyecto y tienden a disminuir al finalizar el mismo, sin embargo pienso que la clave es hacer un buen manejo de stakeholders en todas las fases del proyecto, manteniéndolos informados de los avances del proyecto y problemas mayores que puedan afectar la consecución de los resultados
