En una de las charlas de gestión de proyectos que solemos tener en la empresa, estábamos hablando sobre el ciclo de vida de los proyectos, y uno de los gerentes de proyecto comento que seria muy productivo instruir en estos conceptos a los clientes al inicio de cada proyecto, sobre todo para que estén al tanto sobre las implicancias en costos, riesgos e impacto de los cambios en las diferentes fases.

Sabemos que el ciclo de vida de un proyecto es básicamente dividir al proyecto en fases para una mejor administración y control y que además existen características generales sobre costos, riesgos, personal, stakeholders  y otros dependiendo de la fase en la que nos encontramos atravesando en el proyecto.

Veamos el comportamiento de estas variables durante el ciclo de vida de los proyectos :

GRAFICOS

Costos y Staff – menor al principio, crece en la fase intermedia y decrece al final

Cambios  – el costo de hacer un cambio siempre sera mayor mientras el proyecto avanza hacia el final.

Riesgos  – Hay mucha incertidumbre al inicio que decrece a medida que se van completando las fases del proyecto

Influencia de los Stakeholders  – Importante el manejo de los stakeholders desde el inicio del proyecto

Otro de los comentarios provenientes de esta charla fue la manera de cómo interactúan los “procesos de gestión de proyectos” dentro de las fases de un proyecto, coincidiendo que ambos (Ciclo de vida y grupos de procesos) no son lo mismo como algunos pueden pensar.

Tomando la siguiente grafica podemos ver que los procesos de gestión de proyecto no son discretos como se suele graficar en los libros ( figura 1) sino que se traslapan entre si ( figura 2) dándoles una apariencia de repetitivos dentro del ciclo de vida – a que me refiero –  si tomamos el proceso de planificación por ejemplo podemos darnos cuenta que este proceso y sus actividades no solo se da al inicio del proyecto, sino que al inicio de cada fase, dándonos con esto la posibilidad de validar en cada fase si aun se mantiene el alcance y los objetivos iniciales  por los que fue tomando el proyecto.

Figura 1

Figura 2

Otra particularidad es que cada fase o alguna de ellas pueden ser un subproyecto en si y valerse de todo los procesos de la gestión de proyectos como se ve a continuación. Esto es muy importante definirlo desde el principio ya que el resultado de una fase puede necesitar ser aprobado para dar inicio a la subsiguiente, por ejemplo un diseño “no aprobado” puede detener la fase de construcción en un proyecto de desarrollo de software.

Figura 3

Como conclusión del articulo podríamos comentar lo siguiente:

Conoce desde un inicio muy bien cual es el ciclo de vida de tu proyecto, explícaselo a tus clientes y configura como van a interactuar en ellas los procesos de gestión de proyectos.

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