Hay tres variables que tenemos que manejar a la hora de explicar el avance de un proyecto a nuestros clientes. La primera variable es el “presupuesto” del periodo en revisión, que seria el costo presupuestado del trabajo programado a dicho periodo. Tomemos como ejemplo un proyecto de implementación de software, el cual tiene un presupuesto total de $ 10,000 a ejecutarse en 4 meses, si el periodo en revisión es el segundo mes el presupuesto acumulado seria de $ 5,000 dólares.
La segunda variable seria el “costo real” llamda costo real del trabajo realizado a esa fecha, supongamos que para el mismo periodo del ejemplo anterior tenemos 200 horas de trabajo a $ 25 dólares la hora, el resultante seria de $ 5,000 dólares de costos acumulados para el proyecto.
Hasta aquí tenemos estas dos variables - presupuesto y costo – normalmente utilizadas para medir de el avance del proyecto, lo cual dentro del esquema de valor ganado seria un ERROR…Por que? Por que estas variables solo nos pueden dar la lectura de cómo va la ejecución del presupuesto pero no como va realmente el avance del proyecto en términos de costos, tiempo y recursos.
Para ser mas específicos estas dos variables no pueden resonder preguntas básicas de gestión de proyectos tales como:
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- Cómo estamos en el Tiempo?
- Estamos en programa o atrasados?
- Qué tan eficiente somos utilizando el tiempo?
- Cuándo esperamos terminar el proyecto?
- Cómo estamos en el Costo?
- Estamos en presupuesto o desfasados?
- Que tan eficiente somos utilizando los recursos?
- Cuánto nos costará al final el proyecto?
Para poder responder a estas preguntas con propiedad debemos introducir una tercera variable muchas veces no utilizada que llamaremos por ahora “avance del trabajo”. Este valor de esta variable es el costo presupuestado para el trabajo realizado sobre una tarea o paquete de trabajo. La manera de calcularla es multiplicando el porcentaje de avance de esa tarea por el presupuesto de la mismas, el valor porcentual lo da el gerente de proyecto de forma subjetiva cuando actualiza su plan de trabajo. Siguiendo con el ejemplo, si en el segundo periodo se reporta un % de avance total del proyecto del 40 % el costo del trabajo realizado en base al presupuesto en este periodo será de $ 4,000 dólares (0.4 x $ 10,000 =$4,000) .
Listo!!! ahora ya tenemos las tres variables necesarias para poder medir en forma real el avance de nuestro proyecto a nivel de costos y cronograma.
La técnica de valor ganado reconoce estas 3 variables con la siguiente nomenclatura:
| Abreviatura en español | Abreviatura en ingles | Nombre | Datos en nuestro ejemplo |
| CPTP | PV | Valor Planeado | 5,000 |
| CPTR | EV | Valor Ganado | 4,000 |
| CRTR | AC | Costo real | 5,000 |
De estos valores también se desprenden dos indicadores de performance relacionados al Cronograma y los Costos, lo cuales nos ayudaran a saber exactamente como va el proyecto en términos cuantitativos
| Indicadores de performance | Significado | Explicación |
| SV = EV – PV | Desviación del Cronograma | Nos indica la desviación del CRONOGRAMA en cifras/ dolares |
| SPI = EV/PV | Índice de desempeño del Cronograma | Nos indica la desviación del Cronograma como indicador de performance |
| CV = EV – AC | Desviación de costos | Nos indica la desviación del COSTO en cifras/dolares |
| CPI =EV/AC | Índice de desempeño del Costo | Nos indica la desviación del COSTO como indicador de performance |
” Cuando nos preguntan sobre como va un proyecto… No basta decir vamos bien o vamos mal, sino que debemos respondcer adecuadamente en función del presupuesto, tiempo y alcance comprometidos para concluir dicho proyecto. El metodo de valor ganado integra el alcance, el cronograma y los costos para evaluar el desempeño de un proyecto…”
Interpretación
a. Componentes y cálculo de valores principales del valor ganado
b. Mapa de indicadores CPI , SPI y recomendaciones según escenarios planteados.
Parte practica
En base a un ejemplo sencillo apliquemos en forma grafica los conceptos que hemos revisado bajo los 4 escenarios que plantea el mapa de indicadores de SPI/CPI para un periodo determinado (mes 2)
Escenario 1
Esneario 2
Escenario 3
Escenario 4
Se entendió el concepto?? Estas listo para sustentar el avance de tu proyecto ante tus clientes?
Espero que esta explicación práctica te haya sido de utilidad y de aquí en adelante puedas asimilar mejor el concepto de valor ganado, ya que es una excelente técnica de control de proyectos y comunicación hacia el equipo y clientes.
