De acuerdo a la conocida matriz de tiempo es importante destacar que las tareas importantes / no urgentes son las que, en general tienden a postergarse, precisamente porque no son urgentes, pero son las que nos permitirá continuar haciendo todas las demás tareas y ser más efectivos.
Son aplicables estos conceptos a la administracion de proyectos? Porsupuesto que si . Por ejemplo llevar a cabo reuniones semanales de seguimiento con el equipo es una de las actividades mas importantes en la fase de ejecucion y a la vez una manera proactiva de evitar conflictos y/o problemas mayores como:
- + Incumplimiento de fechas planificadas
- + Cambiar las Prioridades en el Proyecto
- + Falta de Recursos
- + Sobrecostos
- + Conflictos entre los miembros del equipo
De hecho algunos Gerentes de Proyecto podrían pensar que estas reuniones son importantes pero no urgentes y no las esten haciendo en forma periodica, si este fuese el caso – Cuidado!!! - pueden estar formandose conflictos o problemas mayores que mermen a futuro la productividad del proyecto.
Creo que lo importante es lograr un equilibrio entre lo urgente y no urgente siempre trabajando sobre lo importante (Cuadrante I y II) . Recuerda que la clave es saber delegar.
Te animas a recomendar que tareas o buenas practicas de GP debemos considerar en el cuadrante II para minimizar los riesgos y llevar una gestion de proyecto mas EFECTIVA.
