Hace unos días intercambiaba opiniones en un debate de LINKED IN con unos colegas PMP sobre cuales deberían ser los primeros pasos a seguir en un proyecto y un colega, Ramiro Paniagua PMP comento textualmente que bajo su experiencia, lo mínimo para garantizar que un proyecto sea gestionable era lo siguiente:
1. Caso de Negocio. Completo, realista, formalizado y aprobado.
2. Reglas de priorización de requerimientos.
3. Modelo(s) de estimación acorde al dominio que sea confiable.
4. Selección, seguimiento y evaluación de competencias de talento humano
5. Requerimientos bien definidos.
6. Cronograma y Flujo Financiero.
7. Plan de Riesgos, Calidad y Comunicaciones.
8. Todo tipo de contrato bien definido y claro
9. Sistema de seguimiento consistente de avance y de logros de objetivos.
10. Gestión de Control de Cambios.
11. Gestión documental, actas firmadas por quién debe ser, cuando debe ser.
12. Sistema de evaluación durante y posterior al proyecto, interno y externo, que posibilite la mejora y el aprendizaje.
Su comentario me pareció muy acertado y mi respuesta fue que “los puntos” mencionados me parecían una buena” guía practica” a seguir a la hora de recibir un proyecto.
Días después preparando mi próximo articulo (el que ahora están leyendo) me di cuenta que los comentarios de Ramiro y el tema elegido estaban muy relacionados entre si, Inmediatamente relacione la pregunta del debate con el tema y esta fue la respuesta que obtuve automáticamente ..…Como garantizar que un proyecto sea gestionable ? …. desarrollando el Project Charter.
Veamos si estamos en lo correcto…
El Pmbok nos dice que” Desarrollar el acta de constitución del proyecto o Project Charter es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza FORMALMENTE UN PROYECTO o UNA FASE y en documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. En proyectos de fase múltiple este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repetición anterior del proceso Desarrollar el Project Charter”
Rita Mulcahy también nos dice en su libro de PMP prep exam, que elProject Charter no es necesariamente elaborado por el PM sino por el Sponsor del proyecto; que debe ser creado en la fase temprana del proyectoy que debe ser elaborado de manera amplia de tal forma que ninguna solicitud de cambio pueda afectarlo, en caso que esto ocurra se debería de cuestionar la continuidad del proyecto o en su defecto crear uno nuevo.
Sobre el contenido general de un documento de Project Charter podríamos tomar las siguientes secciones a modo de guía :
- Nombre del Proyecto
- Descripción del Proyecto ( Que es?)
- Definición del Producto o servicio del Proyecto
- Definición de los requerimientos del Proyecto
- Lista de Stakeholders y sus requerimientos
- Caso de Negocio
- Justificación del Proyecto
- Designación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
- Principales Entregables (WBS a segundo nivel)
- Cronograma de Hitos
- Presupuesto del Proyecto
- Organización del proyecto y recursos preasignados
- Supuestos y Restricciones
- Principales Riesgos del Proyecto
Comentario final
Creo que uno de los prinicplaes puntos de falla en un proyecto es iniciar el mismo sin tener desarrollado el Project Charter, este documento nos da un marco – aunque a veces de muy alto nivel - validos para navegar con seguridad hasta el final del proyecto. En mi experiencia he visto varias veces a gerentes de proyecto comenzar sus proyectos en base a la información entregada por el área comercial, llámese contrato y propuesta técnica solamente sin mucho éxito o con típicos problemas de alcance y sobrecostos a la mitad del proyecto. De forma practica asegúrese de preguntarse la próxima vez que sea asignado a un proyecto si es que tiene toda la información necesaria para iniciar el proyecto? y principalmente si los requerimientos y el esfuerzo dimensionado para implementarlos han sido bien dimensionados?
Recuerde este articulo y aplique siempre las buenas practicas del Pmbok, valide la información entregada de su nuevo proyecto contra el contenido general del Project Charter que aquí le recomendamos y si no lo tiene tómese el tiempo para hacerlo antes de presentarse en la reunión de Kick off, le aseguro que si sigue estos consejos su proyecto y usted tendrá una alta probabilidad de éxito.
