Una de las expresiones mas usadas hoy en dia en los proyectos al iniciar un proyecto es la del Kickoff o Kick off meeting. El kick off puede traducirse al castellano como reunión de arranque de proyecto, El Kick off es un encuentro entre los responsables de la empresa y el cliente para discutir los aspectos del nuevo proyecto que van a desarrollar conjuntamente.
A mi parecer el valor o beneficio mas importante es el de validar los requerimientos y expectativas del proyecto con los mismo protagonistas. Muchas veces se discute que el proyecto puede haber estado mal dimensionado desde la fase comercial y por lo tanto inicia con mucho riesgo y en algunas veces pre-destinado al fracaso, es pues aqui donde el Gerente de Proyecto debe tomarse el tiempo para VALIDAR el alcance, primero a lo interno de la organizzacion y luego presentarlo al cliente dentro de la reunion de Kickoff. Que sucede si el alcance vario? la respuesta es presentar una ”Solicitud de Cambio” o en algunos casos hacer una “Addenda al Contrato”.
Recuerde este ultimo parrafo y atrevase a cuestionar las lineas base de alcance , tiempo y costo, si no lo hace en esta etapa inicial y usa el Kickoff como una “herramienta de gestion” tendra despues que iniciar un proyecto con muy pocas posibilidades de exito .
A modo de guia he preparado un Cheklist general de lo que seria “La preparacion de una presentacion de Kickoff” para tus proyectos. Espero que le sea util y que lo pongas en practica en tu proximo proyecto.
- Haga la convocatoria con la debida anticipación.
- Asegúrese de que esten presente todos los stakeholders del cliente.
- Póngale un nombre al proyecto, para ganar una “ identidad”.
- Haga una presentación del proyecto en base a los puntos recomendados mas adelante, no se focalice tanto en el “producto del proyecto”. •
- Observe detenidamente las reacciones, expresiones y lenguaje NO VERBAL de cada uno de los miembros ,aquí puede empezar a identificar los tipos de stakeholders (positivos o negativos).
- Al final haga un regalo a los participantes que ayude a posicionar la identidad del proyecto, esto genera compromiso.
- Haga una reunión interna con el equipo posteriormente para evaluar los resultados. •Si parte de la evaluacion es presentar la primera ORDEN DE CAMBIO …HAGALO!!, eso le puede evitar muchos problemas futuros.
